Stacja Ratownictwa Medycznego w Chełmie Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej

5. Miejsce i termin składania ofert

5.1 Oferty powinny być złożone w terminie do 13 sierpnia 2026 r. do godziny 10⁰⁰ w siedzibie

Zamawiającego.

5.2 Zamawiający niezwłocznie zawiadamia oferenta o złożeniu oferty po terminie. Oferta złożona
po terminie nie będzie rozpatrywana.

5.3 Oferty zostaną otwarte w dniu 13 sierpnia 2026 r. o godzinie 11⁰⁰ w siedzibie Zamawiającego,
w Chełmie, ul. Rejowiecka 128, sala konferencyjna.

5.4 Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską.

5.5 Otwarcie ofert jest jawne. Oferenci mogą brać udział w otwarciu ofert.

5.6 Podczas otwarcia ofert Zamawiający odczyta nazwy oferentów, którzy złożyli oferty oraz ceny ofertowe.

5.7 Niezwłocznie po otwarciu ofert zamawiający zamieści na stronie prowadzonego postępowania informacje dotyczące: nazw/firm oferentów, którzy złożyli oferty w terminie oraz cen ofertowych

Znak sprawy: DK.333.4.2026                                                               Chełm, dnia 31 lipca 2026 r.

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Odbiorca:
Stacja Ratownictwa Medycznego w Chełmie - SP ZOZ, ul. Rejowiecka 128, 22-100 Chełm, NIP 563-20-75-466, REGON 110603621

Niniejsze zaproszenie do złożenia oferty zostało przygotowane w oparciu o Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej równowartości 170 000 zł netto obowiązujący              w Stacji Ratownictwa Medycznego w Chełmie – SP ZOZ.

1. Przedmiot zamówienia

1.1 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Zamawiającego kompleksowej pomocy psychologicznej zgodnie z ustawą o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów oraz ustawą o Państwowym Ratownictwie Medycznym, szczegółowymi warunkami zamówienia oraz projektem umowy tj. w szczególności:

a) prewencję skutków stresorów zawodowych,

b) poradnictwo i pomoc psychologiczna w zakresie problemów psychologicznych wpływających na

dobrostan psychiczny członków zespołu ratownictwa medycznego,

c) interwencje psychologiczne w sytuacjach kryzysowych,

1.2 Pomoc psychologiczna świadczona będzie przez psychologa(ów)spełniających wymagania określone w art. 26a ust. 2 ustawy o Państwowym Ratownictwie Medycznym przez cały okres obowiązywania umowy.

1.3 Szczegółowe wymagania dotyczące sposobu realizacji przedmiotu zamówienia zostały określone w załączniku nr 2 - projekt umowy.

1.4. Stacja Ratownictwa Medycznego w Chełmie – SP ZOZ zatrudnia 165 członków zespołów ratownictwa medycznego. Liczba osób w trakcie realizacji umowy może ulec zmianie.

2. Termin wykonania zamówienia: od daty 1 września 2026 r. do dnia 31 sierpnia 2027 r.

2.1. Zamówienie będzie realizowane przez okres 12 miesięcy, liczony od dnia zawarcia umowy.

3. Istotne warunki zamówienia

3.1 Podstawowym miejscem udzielania pomocy psychologicznej jest siedziba Zamawiającego przy
ul. Rejowieckiej 128 w Chełmie, w pomieszczeniu zapewniającym poufność. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności, gdy przemawia za tym potrzeba szybkiego udzielenia wsparcia, stan osoby korzystającej z pomocy albo względy organizacyjne, pomoc może zostać udzielona w formie teleporady telefonicznej lub audiowizualnej, za zgodą osoby korzystającej z pomocy.

3.2 Wymagania stawiane Oferentowi, a w przypadku Oferenta będącego jednostką organizacyjną – każdej osobie faktycznie wykonującej czynności objęte umową w jego imieniu lub na jego rzecz, niezależnie od podstawy prawnej jej zaangażowania:

WYKSZTAŁCENIE: 5-letnie jednolite studia magisterskie na kierunku psychologia

DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE:

minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe, w :

a)     interwencji kryzysowej lub w pracy polegającej na udzielaniu wsparcia osobom wykonującym zawód medyczny lub

b)    pracy w Policji, wojsku lub Państwowej Straży Pożarnej na stanowisku psychologa.

Oferent wskaże w ofercie osobę lub osoby przewidziane do realizacji zamówienia. Powierzenie czynności innej osobie w okresie realizacji umowy wymaga uprzedniego wykazania Zamawiającemu, że osoba ta spełnia powyższe wymagania.

3.3. Członek zespołu ratownictwa medycznego może zgłosić potrzebę skorzystania z pomocy bezpośrednio Wykonawcy, na wskazany przez niego numer telefonu lub adres poczty elektronicznej. Dopuszcza się również przekazanie zgłoszenia za pośrednictwem osoby upoważnionej przez Zamawiającego, jeżeli zainteresowany członek zespołu wyrazi na to zgodę. Sposób potwierdzania uprawnienia do skorzystania z pomocy nie może ujawniać Zamawiającemu przyczyny zgłoszenia ani treści kontaktu z psychologiem.

3.4. Zwykła konsultacja psychologiczna zostanie rozpoczęta nie później niż w terminie 72 godzin
od otrzymania zgłoszenia, w terminie uzgodnionym bezpośrednio z osobą korzystającą z pomocy. Pomoc jest udzielana wyłącznie za zgodą tej osoby.

3.5. W przypadku wystąpienia zdarzenia o charakterze kryzysowym, w szczególności katastrofy, zdarzenia mnogiego lub masowego, śmierci dziecka, śmierci członka zespołu ratownictwa medycznego albo innego zdarzenia mogącego wywołać szczególnie silne obciążenie psychiczne, Zamawiający może zgłosić potrzebę pilnej interwencji psychologicznej. Wykonawca rozpocznie interwencję w formie teleporady nie później niż w terminie 4 godzin od otrzymania zgłoszenia. Dalsza pomoc może być kontynuowana w siedzibie Zamawiającego albo zdalnie, stosownie do potrzeb
i uzgodnień.

3.6. W ramach prewencji skutków stresorów zawodowych Wykonawca przeprowadzi warsztaty
w łącznym wymiarze 3 godzin, według programu uprzednio zaakceptowanego przez Zamawiającego. Termin, miejsce oraz liczba uczestników zostaną uzgodnione z Zamawiającym.

3.7. Wykonawca wskaże w ofercie wszystkie osoby przewidziane do realizacji zamówienia i przedłoży dokumenty potwierdzające ich wykształcenie oraz wymagane doświadczenie. Zmiana osoby realizującej zamówienie wymaga uprzedniego wykazania spełniania przez nią wymagań określonych w pkt 1.3.

3.8. Zamawiający nie przewiduje wynagrodzenia za pozostawanie w gotowości, dyżur, oczekiwanie na zgłoszenie ani utrzymywanie kanałów kontaktu. Wynagrodzenie przysługuje wyłącznie za faktycznie wykonane świadczenia oraz przeprowadzone warsztaty.

3.9. Wykonawca będzie prowadził zbiorczą ewidencję wykonanych świadczeń, obejmującą wyłącznie datę, rodzaj czynności i liczbę godzin. Ewidencja nie może zawierać danych pozwalających zidentyfikować osoby korzystające z pomocy, przyczyn zgłoszeń ani treści konsultacji.

3.10. Do czasu świadczenia usług nie wlicza się czasu dojazdu do siedziby Zamawiającego ani czasu powrotu.

3.11. Wykonawca sporządzi i przekaże Zamawiającemu raport roczny wymagany przepisami ustawy
o Państwowym Ratownictwie Medycznym. Sporządzenie raportu jest elementem realizacji umowy
i nie podlega odrębnemu wynagrodzeniu.

3.12. Maksymalna wartość umowy wyniesie 24 000,00 zł + VAT. Zamawiający nie gwarantuje zlecenia minimalnej liczby godzin pomocy psychologicznej. Gwarantowany jest wyłącznie łączny wymiar
3 godzin warsztatów.

3.5 Wymagania stawiane Przyjmującemu zamówienie lub – w przypadku oferentów będących jednostkami organizacyjnymi – osobie faktycznie wykonującej czynności objęte umową w imieniu lub na rzecz Przyjmującego zamówienie, niezależnie od podstawy prawnej jej zaangażowani

WYKSZTAŁCENIE: 5-letnie jednolite studia magisterskie na kierunku psychologia

Każda osoba faktycznie wykonująca czynności objęte zamówieniem musi spełniać powyższe wymagania.

3.6 Cena określona w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia.

3.7 Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę.

3.8 Postępowanie jest prowadzone w języku polskim.

3.9 Wykonawca otrzyma następujące wynagrodzenie:

1) za każdą zrealizowaną godzinę faktycznego świadczenia pomocy psychologicznej, obejmującej konsultacje stacjonarnie, teleporady oraz interwencje kryzysowe;

2) za każdą faktycznie zrealizowaną godzinę prowadzenia warsztatów.

3.10 Oferenci będą związani ofertą przez okres 30 dni roboczych. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert. Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.

3.11 Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania ofertowego. Dokonana modyfikacja zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim oferentom, którzy otrzymali zapytanie ofertowe oraz zamieszczona na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

3.12 Zamawiający może zakończyć postępowanie bez wybrania żadnej oferty, w przypadku,
gdy żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom określonym przez Zamawiającego.

3.13 Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny lub w sytuacji, gdy cena oferty najtańszej będzie przewyższać kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizacje zamówienia.

3.14 Zamawiający w przypadku pytań i wniosków przesłanych przez oferentów dotyczących Szczegółowych Warunków Zamówienia lub wzoru umowy, zamieszcza komunikat publiczny
z odpowiedziami za pośrednictwem strony internetowej prowadzonego postępowania.

3.15 Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z oferentem, który złożył w oparciu
o przyjęte kryteria najkorzystniejszą ofertę. Negocjacje cenowe zostaną podjęte w szczególności
w przypadku, gdy zaoferowana cena będzie wyższa od założonej przez Zamawiającego.

3.16 Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Dostawców, w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych: w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13.04.2022 r.
o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

4. Opis sposobu przygotowania ofert

4.1 Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:

- Formularz ofertowy – zapytanie cenowe – wg. załącznik nr 1 do Zaproszenia

- Zaakceptowany projekt umowy – wg załącznik nr 2 do Zaproszenia

- Oświadczenie oferenta – wg. załącznik nr 3 do Zaproszenia

- dokumenty potwierdzające posiadane wykształcenie i co najmniej dwuletnie doświadczenie zawodowe każdej osoby wskazanej do realizacji zamówienia;

Pełnomocnictwo do podpisywania ofert o ile jest wymagane.

4.2 Oferta obejmie całkowity koszt realizacji przedmiotu zamówienia i musi być sporządzona
w oparciu o wszystkie wymagania Zamawiającego.

4.3 Oferent może złożyć jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej alternatywę

spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego oferenta.

4.4 Formularz ofertowy oraz pozostałe dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory, winny być

sporządzone zgodnie z tymi wzorami co do treści oraz opisu kolumn i wierszy.

4.5 Oferta winna być sporządzona, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej w języku polskim,
w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści.

4.6 Wszystkie dokumenty winny być złożone w oryginale lub kserokopii potwierdzonej za zgodność
z oryginałem przez oferenta.

4.7 Wszystkie strony oferty winny być podpisane czytelnie lub parafowane wraz z pieczątką imienną przez oferenta.

4.8 Ofertę wraz z oświadczeniami i dokumentami należy umieścić w zamkniętej kopercie, uniemożliwiając odczytanie jej zawartości bez uszkodzenia koperty.

4.9 Koperta powinna być zaadresowana na adres:

Stacja Ratownictwa Medycznego w Chełmie – SP ZOZ, 22-100 Chełm, ul. Rejowiecka 128

oraz opisane:

„Udzielanie kompleksowej pomocy psychologicznej członkom zespołów ratownictwa medycznego

Stacji Ratownictwa Medycznego w Chełmie – SP ZOZ”

Nie otwierać przed dniem 13 sierpnia 2026 r., godz. 10⁰⁰

4.10 Oferent może wprowadzić zmiany do złożonej przez siebie oferty lub wycofać złożoną przez siebie ofertę. Oświadczenia o wprowadzeniu zmian lub o wycofaniu oferty winny być doręczone Zamawiającemu na piśmie, pod rygorem nieważności, przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenia winny być opakowane tak jak oferta, a opakowania winny zawierać odpowiednio dodatkowe oznaczenie wyrazem:

„ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.

4. Kryteria oceny ofert

4.1  . Jedynym kryterium oceny będzie 100% ceny brutto.

Na potrzeby oceny ofert cenę stanowi suma:

       a) wynagrodzenie za 20 godzin faktycznego udzielania pomocy psychologicznej

             b) wynagrodzenie za 3 godziny prowadzenia warsztatów

Cena= a)+b)

5. Miejsce i termin składania ofert

5.1 Oferty powinny być złożone w terminie do 13 sierpnia 2026 r. do godziny 10⁰⁰ w siedzibie

Zamawiającego.

5.2 Zamawiający niezwłocznie zawiadamia oferenta o złożeniu oferty po terminie. Oferta złożona
po terminie nie będzie rozpatrywana.

5.3 Oferty zostaną otwarte w dniu 13 sierpnia 2026 r. o godzinie 11⁰⁰ w siedzibie Zamawiającego,
w Chełmie, ul. Rejowiecka 128, sala konferencyjna.

5.4 Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską.

5.5 Otwarcie ofert jest jawne. Oferenci mogą brać udział w otwarciu ofert.

5.6 Podczas otwarcia ofert Zamawiający odczyta nazwy oferentów, którzy złożyli oferty oraz ceny ofertowe.

5.7 Niezwłocznie po otwarciu ofert zamawiający zamieści na stronie prowadzonego postępowania informacje dotyczące: nazw/firm oferentów, którzy złożyli oferty w terminie oraz cen ofertowych.

6.  Klauzula informacyjna z art. 13 RODO

W związku z treścią art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679               z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, informuje, że:

6.1  Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, danych osobowych jest Stacja Ratownictwa Medycznego w Chełmie - SP ZOZ

6.2  Inspektorem Ochrony Danych jest Pani Marta Łysuniek, tel. +48 535 218 721 e-mail: inspektor@cbi24.pl

6.3  Dane osobowe osób składających ofertę lub działających w imieniu dostawcy będą przetwarzane w celu:

a)   przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, do którego nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych,

b)   wyboru oferty i zawarcia umowy,

c)   archiwizacji dokumentacji związanej z postępowaniem.

6.4  Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z:

a)   art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2024 r. poz. 1530 z późn. zm.),

b)   art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2023 r. poz. 120                z późn. zm.),

c)   przepisami Kodeksu cywilnego w zakresie zawierania i wykonywania umów.

6.5  Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów, o których mowa powyżej, a następnie przez okres wynikający z przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji w jednostkach sektora finansów publicznych.

6.6  Odbiorcami danych mogą być organy i instytucje uprawnione do kontroli lub nadzoru nad działalnością Administratora (m.in. organy administracji publicznej, organy kontroli finansowej, biegli rewidenci).

6.7 Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo:

a)   dostępu do treści swoich danych,

b)   ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania,

c)   wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznają, że przetwarzanie ich danych narusza przepisy RODO.

6.8  Podanie danych osobowych jest warunkiem udziału w postępowaniu i zawarcia umowy. Niepodanie danych uniemożliwi ocenę oferty i zawarcie umowy.

6.9  Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych oraz nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

7.     Informacje dodatkowe

7.1  Odbiorca zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyny.

7.2  Integralną częścią niniejszego zaproszenia są załączniki:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Projekt umowy

Załącznik nr 3 – Oświadczenie o braku przesłanek wykluczenia.